Beveik kiekvienas iš mūsų, nesvarbu, vadovas ar specialistas, kasdien susiduria su nenuspėjamu užduočių srautu. Atėję į darbą mes nežinome, kokių nenumatytų situacijų kils šiandien, kaip į tas situacijas reaguosime ar sugebėsime atlikti neplanuotai mūsų darbų sąraše atsiradusias užduotis. Problema ta, kad nemaža dalis žmonių pasimeta tarp užduočių ir dienos pabaigoje supranta, kad visą dieną dirbo, bet nesukūrė apčiuopiamos vertės.
Kodėl nespėjame atlikti darbų?
Mokymų treneris, lektorius, verslininkas ir asmeninių 
efektyvumo / produktyvumo eksperimentų entuziastas Mindaugas Grajauskas sako, kad konsultuodamas įvairių Lietuvos ir užsienio įmonių vadovus ir darbuotojus, vesdamas jiems mokymus, pastebėjo, jog dažniausia klaida, trukdanti išpildyti dienos planus – per didelis dėmesio fragmentavimas. „Įsivaizduokit, mes visą laiką esame prisijungę prie tinklo. Tiek telefonais, tiek kompiuteriais. Ir bet kas pasaulyje, paspaudęs vos vieną mygtuką, gali atkreipti mūsų dėmesį.“
„Fragmentuodami savo dėmesį arba vienu metu bandydami aprėpti skirtingus dėmesio objektus, mes sumažiname užduočių atlikimo kokybę ir prailginame trukmę. Tai jau įrodyta tyrimais“, – teigia M. Grajauskas. Jis sako, kad daugiafunkcė veikla (ang. multitasking) yra mąstymo klaida. Būtent dėl šios priežasties gali susidaryti įspūdis, kad vienu metu atlikdami kelias skirtingas veiklas, pagreitinsime procesą, tačiau iš tiesų yra atvirkščiai.
Kitas dalykas, dėl kurio darbų sąrašas lieka nepabaigtas, – įpročiai. Vienas tokių – mūsų įprotis vos susidūrus su sunkumais pereiti prie kitos užduoties.
„Paprastas pavyzdys – rengiam kokį nors dokumentą ar rašom tekstą ir nežinom, kaip pabaigti sakinį. Čia pat pajuntam norą pasitikrinti elektroninį paštą, pasidaryti pertraukėlę, pakalbinti kolegą ar imtis kokios nors kitos veiklos. Tai yra įprotis, ir kiekvieną kartą, kai pakeičiame sunkumų keliančią užduotį kita, mes tą įprotį tik stipriname.“
Dar vienas daug kam pažįstamas pavyzdys – žadintuvo atidėjimo (snooze) įprotis. Lektorius sako, kad dauguma žmonių tai daro nesuprasdami, kad paspaudę mygtuką „atidėti“ jie treniruoja atidėliojimo „raumenį“.
Dvi taisyklės
Išnagrinėjęs begalę pavyzdžių, M. Grajauskas sako, kad iš esmės, visi garsūs žmonės, kurie atskleidžia savo produktyvumo receptus, įvardija dvi pagrindines taisykles. Pirmoji – rutina. „Nors mes to žodžio bijom ir vengiam, jis mums dažniausiai kelia nemalonias asociacijas, tačiau rutina palengvina mūsų gyvenimą. Laikydamiesi rutinos, mes kiekvieną dieną atliekame vertę kuriančius veiksmus, neskirdami tam papildomų pastangų.“
Antroji taisyklė – vienas darbas vienu metu. Vadinasi, jei kažką darome, turime atsiriboti nuo visų kitų. „Įsivaizduokit, dėliojat planą, strategiją ar susikaupę skaičiuojate, ir suskamba telefonas. Ir nesvarbu, jūs atsiliepiate ar ne, bet jūsų dėmesys jau pertrauktas. Sugrįžti į produktyvaus darbo būseną užtrunka, todėl užduoties atlikimo laikas išsitęsia.“
M. Grajauskas šią situaciją iliustruoja pavyzdžiu. Buvo atliktas įdomus eksperimentas su studentais. Eksperimento organizatoriai surinko dvi studentų grupes ir tyrė jų teksto skaitymo greitį. Vienai iš grupių atliekant užduotį, buvo įterptas trukdis. „Ir užteko vieno dėmesio pertraukimo elemento, kad bendra grupės užduoties atlikimo trukmė pailgėtų 25 procentais. Žinoma, laikas, skirtas sureaguoti į trukdį, buvo išminusuotas.“
Mokymų treneris sako, kad šis pavyzdys leidžia matyti, su kokia milžiniška problema kasdien tenka kovoti vadovams ar specialistams, kurių nuomonė / sprendimai įmonėje yra lemiantys tolimesnę procesų eigą.
„Dirbdamas su įvairiomis įmonėmis pastebiu, kad dauguma vadovų, ypač vadovaujančių smulkiajam verslui, savo laiką išbarsto nereikšmingoms užduotims atlikti. Dėl to stringa procesai ar lėtėja augimas. Dauguma jų tiesiog nežino, kokie konkretūs įrankiai galėtų padėti išspręsti šią problemą. Apie efektyvumo paradoksą, arba kaip darant mažiau padaryti daugiau, kalbu savo vedamuose mokymuose“
„Suvalgyti varlę“
M. Grajauskas sako, kad savo mokymuose prašo dalyvių užpildyti apklausą, kurioje klausia, kaip jie pradeda savo darbo dieną. Rezultatai rodo, kad didžioji dalis žmonių darbo dieną pradeda nuo smulkmenų arba labai paprastų darbų, kurie nesukuria didelės vertės, bet užima nemažai laiko. Kadangi ryte mūsų produktyvumas pats didžiausias, tai reiškia, kad atlikdami nereikšmingas užduotis, mes jį tiesiog švaistome.
„Yra toks angliškas posakis Win your morning. Lietuviškai turbūt jį būtų galima versti „pradėkite dieną taip, kad atsirastų produktyvumo inercija“. Ką tai reiškia? Susidėliokite dienos darbus taip, kad suveiktų sniego gniūžtės efektas, t. y. atliekant vieną darbą po kito, didėtų energija ir užsidegimas daryti tai, kas svarbu.“
„Brianas Tracy yra gana žinomas autorius ir jam yra priskiriama termino „suvalgyti varlę“ autorystė. Pagrindinė šio principo idėja – rytą pradėti nuo sudėtingiausių ar mažiausiai aiškių užduočių. Kaip tai veikia?
Įsivaizduokit, rytas, jūs atliekat sudėtingą užduotį, ir tas faktas, kad varlė jau suvalgyta, daro įtaką jūsų tolimesniam užduočių atlikimui. Taip mes patys susikuriam produktyvumo inerciją. Diena dar tik prasidėjo, o mūsų savijauta jau visai kitokia. Imdamiesi kitų užduočių mes savo produktyvumą vis didinam ir taip pavyksta nudirbti labai rimtus darbus.
Kitas scenarijus – kai nemielas užduotis atidėliojam, nukeliam į kitą dieną arba tos pačios dienos antrą dalį. Tuomet visą laiką žinome, kad ta sudėtinga užduotis vis tiek mūsų laukia. Tas suvokimas turi įtakos mūsų darbui – visas kitas užduotis mes atliekame ne taip kokybiškai. Net ir nedarant tos užduoties, visą dieną mus persekioja sudėtingumo jausmas.“
M. Grajauskas pataria kiekvieną rytą peržiūrėjus savo darbų sąrašą, rasti tas užduotis, kurių mieliau nedarytume, įkvėpti oro ir būtent tų užduočių imtis pirmiausia. „Ir dažnai pradėjus tą baisųjį darbą, pasirodo, kad viskas ne taip sudėtinga, kaip galvojome iš pradžių.“, – priduria mokymų treneris.
