Norėdami ką nors sužinoti, pasiaiškinti ar susitarti dėl susitikimo pirmiausiai kreipiamės į administratorių. „Profesionalus administratorius – tikras lobis įmonei“ – teigia lektorė Živilė Sederevičiūtė Pačiauskienė.
Pats svarbiausias pirmas įspūdis
Klausiate, ką daryti, kad Jūs būtumėte profesionalus administratorius? Pirmiausia pradėkite nuo savo įvaizdžio. Administratorius yra pirmas žmogus, kurį pamatome atėję į įmonę. Pirmas vaizdas padaro didelę įtaką – tinkamai pastatytas stalas, geras apšvietimas ir dalykiškai atrodantis administratorius.
„Apranga parodo, ko galime tikėtis iš žmogaus“, - dėsto Ž. Sederevičiūtė – Pačiauskienė. Administratoriaus apranga turi būti dalykiška ir jeigu įmonė nori parodyti savo pastovumą, užtikrintumą - atsisako iššaukiančių detalių, tose įmonėse vyrauja disciplina.
Apranga turi vyrauti vienu tonu aukščiau už klientą. Net jeigu jūsų įmonė yra kokia nors jaunimo linija ir jūsų klientai yra paaugliai dėvintys džinsus bei marškinėlius, administratorius neprivalo dėvėti kostiumo, bet vis vien turi atrodyti pakankamai oficialiai.
Ar apranga siunčia signalus? Taip. Įsivaizduokite, jog ateinate į polikliniką pasiskiepyti. Jeigu prie jūsų prieis moteris su kasdienine apranga ir švirkštu rankoje, ar drąsiai tiesite ranką? O jei ta moteris bus su baltu chalatu, viskas pasikeis. Chalatas nesuteikia kompetencijos seselei, bet chalatas mums leidžia iš jos kažko tikėtis. Taigi, ir administratoriaus dalykinė apranga leidžia klientui iš įmonės kažko tikėtis.
Svarbiausios įvaizdžio detalės
Bendri įvaizdžio elementai: tvarkingumas, saikingumas. Moterims – tai kas labai moteriška, nėra dalykiška, pavyzdžiui, ilgi nagai, ryškus makiažas, stiprūs kvepalai. Žinoma, visoje dalykinė aprangoje vyrauja klasika – kostiumėlis, kelnės, švarkas.
Vyrams nereikėtų užmiršti kelių svarbiausių akcentų – batai turi būti tamsesni už kostiumą. Niekas labiau nesugadina vyro įvaizdžio nei batai. Ir jokiu būdu tai negali būti kedai, sportbačiai. Taip pat džinsai nėra dalykinio įvaizdžio dalis – ir jokios įtakos nedaro penktadienis šiandien ar pirmadienis.
Kaip, kada ir su kuo sveikintis pirmiausia
Klientus pasitikti reikėtų visada – nesvarbu, ar tuo metu kalbate telefonu, ar rašote svarbią ataskaitą savo vadovui. Akis pakelti, pasisveikinti ir pasiūlyti atsisėsti – pirmi žingsniai, kuriuos būtinai turite atlikti. Taip pat svarbu nepamiršti, jog pirmasis sveikinasi rangu žemesnis, tačiau ranką tiesia – rangu aukštesnis. Pavyzdžiui, vyrai pirmieji turėtų pasisveikinti su moterimis. Taip pat pirmieji sveikinasi jaunesnieji.
Patys svarbiausi reikalavimai – nerašytos taisyklės
Kalbant apie taisykles, kurių niekas nesurašė į vadovėlį, reikėtų nuolat prisiminti atsakomybės ribas. Prieš pateikiant vaišes klientams, viską reikėtų aptarti su vadovu. Jeigu vadovas kabinete kalbasi su klientu, nesibraukite į jo asmeninę erdvę. Pasibelskite, palaukite sekundę ir užeikite. Vadovas jums parodys, ar dar truputį palaukti, ar galite užeiti.
Jau buvo minėta, kad pasitinkant klientą, visada reikia pasisveikinti su jais. Net jei kalbate telefonu. Bet ką tada sakyti klientui, su kuriuo kalbate telefonu? Prieš atsitraukdami nuo pokalbio, visada paklauskite, ar pašnekovas gali palaukti. Grįžus prie pokalbio, būtina atsiprašyti ir padėkoti.
Dažnai administratoriai susiduria su nepatenkintais klientais. Visada atsiranda tokių žmonių, kuriems kažkas nepatiks ir jie visada kaltins jus. Naudinga žinoti, kad reikia atsisakyti prigimtinių teisių – gintis. Reikia būti kantriam ir ramiai išklausyti nepatenkintą klientą. Geriausia, atsistoti į jo vietą ir bandyti spręsti problemą kartu. Svarbiausia - išklausyti ir pasakyti, jog paskambinsite jam, kai išsiaiškinsite visus nesklandumus.
Profesionalumas – garantas į sėkmę
Administratoriaus darbas yra sunkus, todėl reikia būti itin profesionaliam, kad susidorotum su visomis problemomis. Viskam reikia laiko, todėl savo įgūdžius patartina tobulinti jau dabar.
____
Daugiau apie biuro administratoriaus pareigas ir atsakomybes galite pamatyti ČIA.
Akvilė Naginionytė
